ГИС ЭПД (Государственная информационная система электронных перевозочных документов) — федеральная платформа для юридически значимого электронного документооборота в сфере перевозок. Система позволяет оформлять, подписывать, передавать и хранить перевозочные документы в цифровом формате.
2. Порядок подключения к системе
Шаг 1. Подготовка инфраструктуры
• Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП) для уполномоченных лиц (руководитель, диспетчер, бухгалтер).
• Убедитесь, что у вашей организации есть учётная запись на портале «Госуслуги» (юридического лица).
• Подготовьте рабочее место с установленным ПО для работы с электронной подписью.
Шаг 2. Выбор оператора информационных систем (ОИС)
• Ознакомьтесь с реестром аккредитованных ОИС на сайте Минтранса.
• Заключите договор с выбранным оператором — он обеспечит техническую интеграцию с ГИС ЭПД.
• Получите от оператора инструкции по настройке API или веб интерфейса.
Шаг 3. Регистрация в системе
1. Войдите в личный кабинет ГИС ЭПД через «Госуслуги».
2. Заполните данные организации: ИНН, ОГРН, реквизиты, контактную информацию.
3. Укажите типы перевозочной деятельности (грузоперевозки, пассажирские перевозки и т. д.).
4. Привяжите КЭП уполномоченных сотрудников.
5. Дождитесь подтверждения регистрации (до 3 рабочих дней).
3. Порядок взаимодействия организаций
Схема обмена документами
1. Грузоотправитель создаёт электронный документ (ЭТрН, путевой лист и др.) в своей системе или через веб интерфейс ОИС.
2. Документ подписывается КЭП грузоотправителя и отправляется в ГИС ЭПД.
3. Система проверяет корректность данных и направляет документ перевозчику.
4. Перевозчик подписывает документ своей КЭП, вносит необходимые сведения (например, данные о водителе).
5. Документ автоматически передаётся грузополучателю (если требуется его подпись).
6. После подписания всеми сторонами документ получает статус «Завершён» и хранится в системе.
Роли участников
• Грузоотправитель — инициирует перевозку, формирует первичные документы.
• Перевозчик — подтверждает приём груза, вносит данные о транспортировке.
• Грузополучатель — фиксирует приём груза, завершает документооборот.
• Фрахтователь/фрахтовщик — оформляют электронный договор фрахтования.
4. Порядок заполнения основных документов
4.1. Электронный путевой лист Обязательные поля:
• Данные ТС: госномер, марка, модель.
• Сведения о водителе: ФИО, номер водительского удостоверения.
• Дата и время предрейсового медосмотра.
• Показания одометра при выезде и возвращении.
• Маршрут: пункты отправления и назначения.
• Вид перевозки (коммерческая, собственная нужда и т. д.).
Порядок заполнения:
1. Создайте новый путевой лист в системе.
2. Внесите данные ТС и водителя.
3. Прикрепите результаты медосмотра (в электронном виде).
4. Укажите маршрут и время рейса.
5. Подпишите КЭП ответственного лица.
6. Отправьте в ГИС ЭПД.
Порядок заполнения:
1. Начните создание ЭТрН в системе.
2. Заполните данные грузоотправителя и грузополучателя.
3. Опишите груз и условия перевозки.
4. Укажите параметры ТС и водителя.
5. Приложите сопроводительные документы (при необходимости).
6. Подпишите КЭП грузоотправителя и отправьте в ГИС ЭПД.
7. Перевозчик подпишет документ после приёма груза.
4.3. Электронный договор фрахтования Обязательные элементы:
• Стороны договора: фрахтователь и фрахтовщик (реквизиты).
• Предмет договора: описание ТС, цель использования.
• Маршрут и сроки перевозки.
• Стоимость услуг и порядок оплаты.
• Права и обязанности сторон.
• Ответственность за нарушение условий.
Порядок заполнения:
1. Создайте шаблон договора в системе.
2. Внесите данные сторон и параметры перевозки.
3. Определите условия оплаты и ответственности.
4. Подпишите документ КЭП обеих сторон.
5. Отправьте в ГИС ЭПД для регистрации.
5. Технические аспекты работы
• Форматы документов: XML (утверждённые Минтрансом).
• Способы передачи: через API ОИС или веб интерфейс ГИС ЭПД.
• Сроки хранения: не менее 5 лет (согласно законодательству).
• Статус документов: отслеживается в личном кабинете (черновик, отправлен, подписан, завершён).
6. Типичные ошибки и их устранение
• Ошибка подписи КЭП: проверьте срок действия сертификата и корректность установки ПО.
• Некорректные данные: сверьте реквизиты с ЕГРЮЛ, используйте актуальные классификаторы.
• Задержка обработки: убедитесь в наличии интернет соединения и статусе ОИС.
• Отказ в приёме: изучите протокол ошибок от ГИС ЭПД и внесите правки.
Важно! Все действия в системе фиксируются с указанием времени и электронной подписи. Это обеспечивает юридическую защищённость документооборота.
